Télétravail : comment bien organiser le travail des collaborateurs ?

Télétravail : comment bien organiser le travail des collaborateurs ?

Depuis la crise sanitaire de 2020, les habitudes de travail ont connu de bouleversement et le télétravail a pris d’ampleur. Pour tirer meilleure partie de votre équipe, vous devez mettre en place une bonne organisation. Pour y arriver, vous aurez certainement besoin de quelques outils comme le diagramme de flux.

Mettre en place une charte de télétravail et structurer l’équipe

Pour maintenir une certaine cohérence dans l’organisation du travail de vos collaborateurs, il faudra que le télétravail soit cohérent et uniformisé. Pour cela, il est conseillé de créer une charte de télétravail. Celle-ci regroupe les bonnes pratiques et les règles à respecter pour un déroulement des activités à distance. Une charte de télétravail peut inclure des consignes de partage des données, les outils collaboratifs à utiliser, les horaires de connexion et de travail et bien d’autres éléments. Cet outil permettra de vous assurer que vos collaborateurs disposent des mêmes informations et sont donc sur la même longueur d’onde. Il permet aussi de préserver les temps de travail collectif et de renforcer la culture d’entreprise.

Il faudra aussi donner une direction claire à votre équipe. En présentiel, il est très facile pour un collaborateur de trouver sa place, mais cela devient complexe en télétravail. Vous devez indiquer à chaque collaborateur ce qu’il doit faire et comment il doit le faire pour préserver la cohésion au sein de l’équipe. Avec un diagramme de flux, vous aurez une vue globale du processus du travail. Vous saurez exactement les tâches à confier à chacun de vos collaborateurs. Cet outil permet une meilleure planification.

S’assurer de la qualité des outils et des environnements de travail

La qualité des équipements et outils mis à disposition de vos collaborateurs et celle de leur environnement de travail à distance est capitale pour la réussite du télétravail. Vous devez vous assurer que chaque collaborateur dispose des outils informatiques nécessaires pour accomplir les tâches qui lui ont été confiées dans un environnement propice. Vous devez faire le point avec chaque collaborateur pour connaître ses préoccupations et trouver les solutions appropriées. Chaque collaborateur doit également disposer des outils de communication pour faciliter les échanges (partage d’agenda en ligne, partage de documents, vidéoconférence, réseau social d’entreprise ou autres).

Vous devez aussi donner et exiger des feedbacks de façon régulière. Cela s’avère nécessaire pour suivre l’évolution des activités et prendre régulièrement connaissance des besoins de chacun des membres de l’équipe. Les feedbacks constructifs renforcent aussi la motivation des collaborateurs en télétravail.

Organiser régulièrement des réunions de travail

Lorsque vous êtes placé à la tête d’une équipe qui travaille à distance, vous devez beaucoup communiquer avec vos collaborateurs. Il existe des outils qui facilitent les échanges quotidiens à distance qui facilitent le management participatif. Pour favoriser le sentiment d’appartenance à l’entreprise, vous pouvez instaurer un café matinal ou une pause vidéo afin de recréer les habitudes d’équipe. Mais en plus de cela, vous devez aussi organiser régulièrement des réunions de travail. Il faudra les planifier à l’avance afin que tous les collaborateurs puissent disposer des mêmes informations et se sentir concernés par l’évolution de l’entreprise (ou la réussite du projet). Vous devez aussi aider vos collaborateurs à concilier la vie professionnelle et la vie de famille.

Le diagramme de flux comme les autres outils sont conçus pour faciliter la gestion de votre équipe. Mais il faudra aussi rester à l’écoute de vos collaborateurs pour apporter des solutions à leurs préoccupations. Cela est indispensable pour gagner leur confiance.