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« Etre un pro de l’e-mail », le guide des emails efficaces

Experts, Reportages

Ecrivain public et formatrice, Sylvie Azoulay-Bismuth vient de signer aux Editions Eyrolles un guide complet du savoir communiquer via l’email : « Etre un pro de l’e-mail ».

Elle y détaille, en 156 pages et 7 étapes les bonnes pratiques pour rédiger des messages percutants dans son activité pro : ne pas écrire comme on parle, faire court et simple, soigner son objet, sa police ou sa signature, proscrire nombre d’expressions classiques de l’écrit…

Rencontre à Lyon avec Digital Business News pour faire le tour des bonnes pratiques à recommander pour des emails efficaces.

Interview :

Inside « Etre un pro de l’e-mail (4,05 mn)

Bertrand Lenotre : Bonjour Sylvie Azoulay-Bismuth !

Sylvie Azoulay-Bismuth : Bonjour Bertrand !

Bertrand Lenotre : Vous êtes l’auteur de « Etre un pro de l’e-mail », chez, aux éditions Eyrolles…

Sylvie Azoulay-Bismuth : Oui

Bertrand Lenotre :   Etre un pro de l’e-mail, ça veut dire utiliser l’e-mail dans des circonstances professionnelles, on est bien d’accord ?

Sylvie Azoulay-Bismuth : Oui, oui tout à fait !

Bertrand Lenotre : c’est un livre qui fait suite à votre expérience personnelle, vous êtes entre autre, formatrice, écrivain public, vous maîtrisez la langue et la langue de l’e-mail n’est pas la même que celle que l’on a l’habitude de pratiquer ?

Sylvie Azoulay-Bismuth : Effectivement, on nous a livré un outil de communication, dans les années 2000, sans le mode d’emploi et on s’est aperçu qu’il y avait des codes à respecter, des codes pour cette communication assez particulière.

Bertrand Lenotre : C’est toute son image que l’on véhicule à travers sa façon de parler et il y a des formules que l’on utilise, qui ne sont vraiment pas du tout les bienvenus dans les mails, pourtant, on est quasiment tous en train de les utiliser.

Sylvie Azoulay-Bismuth : Oui, on ne sait pas qu’on les utilise et qu’il ne faudrait pas, alors, évidemment, la plupart sont correctes, moi ce que je dis, c’est qu’il faut faire varier ces formules, on les a empruntées au courrier, parce qu’on ne savait pas trop comment faire, donc on a fait un peu long au début, on a raccourci, pas toujours élégamment, donc il y a des choses à ne pas faire, il y a des choses à faire, voilà donc, moi, je donne quelques conseils, il est vrai que du coup, je vous prive un petit peu de vos formules vedettes, comme « restant à votre disposition » « pour toutes informations complémentaires », voilà.

Bertrand Lenotre : Cordialement à la fin…

Sylvie Azoulay-Bismuth : Et cordialement à la fin, votre préféré !

Bertrand Lenotre : C’est problématique pour moi ca…

Sylvie Azoulay-Bismuth : Et voilà, je sais, je suis désolée, mais par contre, je vous en livre beaucoup et surtout, je vous invite à imaginer des formules innovantes. Quand vous terminez une conversation téléphonique, vous ne dites pas toujours la même chose, donc pareil dans un email, il faut sentir le ton, le sujet et le terminer de cette façon là. Donc un mail se lit rapidement, il faut qu’il soit bien construit, logique, de façon logique, pour prendre le lecteur du début à la fin, et l’emmener vers ce que l’on recherche.

Bertrand Lenotre : Si on veut avoir une idée de la visibilité du mail que l’on va envoyer, il y a un indice qui  existe, l’indice de GUNY, question mathématique, on fait des petits calculs et on sait si on est recevable ou pas à l’arrivée.

Sylvie Azoulay-Bismuth : Effectivement, c’est surtout pour évaluer les mots qui relèvent du jargon, de termes techniques, de choses qui sont difficilement compréhensibles par la plupart des gens, voilà, c’est un outil très ludique, alors vous verrez, vous vous amuserez à évaluer tout ça, surtout dans les emails que vous recevez. Bon, en l’occurrence, le conseil que je pourrais vous donner, c’est d’utiliser des termes simples, des mots courts, plutôt positifs pour mettre votre interlocuteur en bon état, faire des phrases courtes, prônez la simplicité parce que c’est comme ça que ça passe le mieux.

Quand on se relit, immédiatement après avoir écrit, on utilise effectivement l’hémisphère qui nous a servi à écrire, c’est-à-dire l’hémisphère gauche, pour pouvoir prendre du recul et voir ses fautes, pouvoir se critiquer, changer éventuellement de place des arguments etc., il faut que les informations aient circulé entre l’hémisphère gauche et l’hémisphère droit, l’hémisphère droit qui nous permet d’avoir une vision globale de notre production.

Bertrand Lenotre : C’est en fait en faisant une petite rupture entre les 2, que l’on arrive à passer de l’un à l’autre ?

Sylvie Azoulay-Bismuth : Exactement, donc il faut faire tout autre chose, il faut abandonner sa production, même quelques secondes, faire autre chose, revenir dessus et le lire de façon tout à fait neuve.

Là, je donne un conseil qui est la lecture contrôlée des emails, alors évidemment, j’entends beaucoup de gens me dire, mais de toute façon ce n’est pas possible, moi je vous le dis, c’est possible, il suffit de prendre de bonnes habitudes et de communiquer sur ces bonnes habitudes. Si vous vous interrompez à chaque fois qu’un email arrive, vous perdez à chaque fois du temps, donc disciplinez-vous et lisez vos emails à heure fixe ou alors à chaque fois que vous avez terminé une tache, avant d’en commencer une autre.

Bertrand Lenotre : A bon entendeur salut ! Merci beaucoup Sylvie Azoulay-Bismuth.

Sylvie Azoulay-Bismuth : Merci à vous Bertrand.